ایکسل میں ڈیٹا بیس: تخلیق کی خصوصیات، مثالیں اور سفارشات

ایکسل ایک طاقتور آلہ ہے جو صارفین کے لئے سب سے زیادہ مفید اور مفید کام کرتا ہے. ان میں گرافکس، میزیں، ڈایاگرام، اکاؤنٹنگ، حساب، مختلف افعال کا حساب، اور اسی طرح شامل ہیں. اس آرٹیکل سے ہم سیکھیں گے کہ ایکسل میں ڈیٹا بیس کیسے بنانا ہے ، اس کے لئے کیا ضرورت ہے، اور کونسی تجاویز ہمیں اس کے ساتھ کام کرنا آسان بنانے میں مدد ملے گی.

ڈیٹا بیس کیا ہے؟

یہ ایک مخصوص ڈھانچہ ہے جس میں مختلف مقاصد کے بارے میں معلومات کا مواد شامل ہے. سادہ شرائط میں، یہ معلومات کا ایک مجموعہ ہے جو سمتل پر منظم اور تیار ہے. کلاس میں کتنے لوگ مطالعہ کرتے ہیں، ان کی خصوصیات، پیدائش کی تاریخوں اور رپورٹ کارڈ - یہ سب ایک دوسرے کے ساتھ ڈیٹا بیس کی نمائندگی کرتا ہے. صنعتی اور تکنیکی اداروں میں، تعلیمی اور طبی اداروں میں، قانون نافذ کرنے اور یہاں تک کہ عوامی کیٹرنگ اداروں میں ہر جگہ کی ضرورت ہے. سب کے بعد، آمدورفت کی فہرست، کیلوری مواد کے ساتھ ان کی ترکیبیں، اور تفصیل میں بھی ڈیٹا کا کنٹینر بھی ہے.

یہاں ہم نے اسے باہر نکال لیا. اب آپ کو یہ جاننے کی ضرورت ہے کہ ڈیٹا بیس ایکسل میں کیا ہے، اور یہ کس طرح بنانا ہے.

ایکسل میں ڈیٹا گودام پیدا کرنا

ہمارے ذریعہ بنائے گئے بنیاد آسان اور بغیر کسی فریب کے بغیر ہو گی. حقیقی ڈیٹا کنٹینرز کافی پیچیدہ ہیں اور ایک بڑی معلومات کے نظام کی اندرونی "کور" کی نمائندگی کرتے ہیں، جس میں کوڈ کی کئی لائنیں اور ایک ماہر کی طرف سے لکھا جاتا ہے.

ہمارا کام ایک واحد میز ہوگا، جس میں تمام ضروری معلومات ہو گی. ایکسل میں ڈیٹا بیس بنانے کا فیصلہ کرنے سے پہلے، آپ کو اس کے ساتھ بات چیت کرتے وقت استعمال کردہ خصوصی شرائط کو جاننے کی ضرورت ہے.

ایکسل شیٹ کے مارک اپ میں افقی لائنوں کو عام طور پر ریکارڈ کہا جاتا ہے، اور عمودی کالموں کو شعبوں سے کہا جاتا ہے. آپ کام شروع کر سکتے ہیں. پروگرام کھولیں اور نئی کتاب بنائیں. پھر، پہلی سطر میں، آپ کو شعبوں کے ناموں کو لکھنے کی ضرورت ہے.

سیل فارمیٹنگ کی خصوصیات

یہ سیکھنے کے لئے مفید ہے کہ سیل کے مندرجات کو مناسب طریقے سے شکل دیں. اگر ایکسل میں آپ کے ڈیٹا بیس میں کسی بھی رقم کی رقم ہوتی ہے، تو مناسب میدان میں عددی شکل کی وضاحت کرنے کے لئے بہتر ہے، جہاں کما کے بعد دو ہندسوں ظاہر ہوں گے. اور اگر کہیں کسی جگہ موجود ہے، تو آپ کو اس جگہ کا انتخاب کرنا چاہئے اور اس کے لئے موزوں شکل بنانا چاہیے. اس طرح، آپ کے تمام اعداد و شمار درست طریقے سے اور غلطیوں کے بغیر عملدرآمد کیا جائے گا. پروگرام کے خالی شعبوں کے ساتھ تمام آپریشنز سیاق و سباق مینو "خلیات کی شکل" کے ذریعہ بنائے جاتے ہیں.

اس منصوبے کے متعلقہ ڈیزائن بھی ضروری ہے. الجھن سے بچنے کے لئے اس منصوبے پر موجود شیٹ پر دستخط کرنا ہوگا. سادہ مواد اور عنوانات اور دستخط کے درمیان متنوع کرنے کے لئے نظام کے لئے، الگ الگ، متحد شدہ شعبوں میں نام رکھنے کے لئے نہیں بھول رہے ہیں، یہ اطالوی، زیر اہتمام یا بولڈ ہونا چاہئے. یہ آٹو فارمیٹ اور آٹو فلٹر کے اوزار کے استعمال کے لئے یہ کرنے کے لائق ہے.

ایکسل میں آٹو فارم کیا ہے اور یہ کیوں ضروری ہے؟

ایکسل میں ایک ڈیٹا بیس کی تشکیل - قبضہ مشکل اور پیچیدہ ہے. صارف کو ان کے کام کو آسان بنانے میں مدد کرنے کے لئے، پروگرام اسے پہلے سے بیان کردہ معلومات کے ساتھ خلیوں کی خود کار طریقے سے بھرنے کی پیشکش کر سکتا ہے. مثال کے طور پر، کالم کی چوڑائی، لائن کی اونچائی، فونٹ کا سائز اور قسم، میدان کا رنگ، وغیرہ. اگر آپ ٹھیک طریقے سے ترتیب دیں تو آپ سب کے لئے ایک کلک میں ایک آٹو فارم بنا سکتے ہیں. آسان، صحیح؟

ڈیٹا بیس کے "ہیڈر" کو فکسنگ

اس کے علاوہ، پہلی لائن کو ٹھیک کرنے کے بارے میں مت بھولنا. ایکسل 2007 میں، آپ مندرجہ ذیل ایسا کر سکتے ہیں: "دیکھیں" ٹیب پر جائیں، پھر "لاک علاقوں" کو منتخب کریں اور سیاحت کے مینو میں "اوپر کی لائن پن کریں" پر کلک کریں. یہ کام کی "ٹوپی" کو درست کرنے کی ضرورت ہے. چونکہ ایکسل ڈیٹا بیس حجم میں بہت بڑا ہوسکتا ہے، جب اہم معلومات اوپر طومار اور نیچے کھو جائے گی تو - کھیتوں کے نام، جو صارف کے لئے غیر معمولی ہے.

سب سے اوپر لائن مقرر ہونے کے بعد، مستقبل کے ڈیٹا بیس میں پہلی تین لائنیں منتخب کریں اور خلیوں کی سرحدیں شامل کریں.

منصوبے پر کام جاری رکھنا

کام جاری رکھنے کے لئے، آپ کو بنیادی معلومات کے ساتھ آنے کی ضرورت ہے جو ڈیٹا بیس ایکسل میں ہوگی. اس کا ایک مثال ذیل میں دیا گیا ہے.

فرض کریں کہ ہم اسکول کے فنڈ میں والدین سے جمع شدہ فنڈز کا ڈیٹا بیس بنانا چاہتے ہیں. رقم کی رقم ہر شخص کے لئے لامحدود اور فرد ہے. کلاس روم میں 25 بچے ہیں، جس کا مطلب یہ ہے کہ والدین کی اسی تعداد میں ہو گی. بڑی تعداد میں اندراجات کے ساتھ کسی ڈیٹا بیس کو جمع نہیں کرنے کے لئے، یہ ڈراپ ڈاؤن فہرست بنانے کے قابل ہے جس میں انتہائی افسوسناک معلومات کو چھپائے گا، اور جب اسے پھر سے ضرورت ہو تو وہ اسے دوبارہ مدد فراہم کرسکیں گے.

میں ڈراپ ڈاؤن فہرست کیسے بناؤں؟

ہم کھیتوں کے ناموں کاپی کرتے ہیں اور ان کو ایک خالی شیٹ میں منتقل کرتے ہیں، جس کے لئے سہولت بھی کہا جاتا ہے. مثال کے طور پر، "والدین" ہونے دو. اعداد و شمار کاپی کرنے کے بعد، ان کے تحت ہم خالی خلیات میں تمام ضروری معلومات لکھتے ہیں.

ایم ایس ایکسل ڈیٹا بیس کے لئے ڈراپ ڈاؤن فہرست سے ڈیٹا کو منتخب کرنے کی صلاحیت فراہم کرنے کے لئے، آپ کو ایک خاص فارمولا بنانا ضروری ہے. ایسا کرنے کے لئے، آپ کو والدین کے بارے میں تمام معلومات کے لۓ اقدار، نام، تفویض کرنے کی ضرورت ہے. ہم اس صفحے پر گزرتے ہیں جہاں "والدین" کے نام کے تمام اعداد و شمار لکھے جاتے ہیں اور ہم اس نام کو بنانے کے لئے خصوصی ونڈو کھولتے ہیں. مثال کے طور پر، ایکسل 2007 میں، آپ "فارمولا" پر کلک کرکے اسے "نام کو نامزد" پر کلک کرکے کر سکتے ہیں. اس نام کے میدان میں ہم لکھتے ہیں: FIO_delater_selection. لیکن قیمت کی حد کے فیلڈ میں کیا لکھا ہے؟ یہاں سب کچھ زیادہ پیچیدہ ہے.

ایکسل میں ویلیو رینج

قیمت کی کئی اقسام ہیں. ہم جس کام کے ساتھ کام کرتے ہیں وہ متحرک کہا جاتا ہے. اس کا مطلب یہ ہے کہ ڈیٹا بیس میں سب نامزد کردہ خلیات اپنی حدوں کو تبدیل کرسکتے ہیں. ان کی تبدیلی ایک مخصوص رینج میں اقدار کی تعداد پر منحصر ہوتا ہے.

متحرک رینج حاصل کرنے کے لئے، آپ کو آفسیٹ سیٹولیٹ استعمال کرنا ضروری ہے. یہ، اس بات کی قطع نظر کہ دلائل کس طرح دیا گیا ہے، اصل اعداد و شمار کا حوالہ دیتا ہے. ڈراپ ڈاؤن فہرست میں، جس کا نتیجے میں نتیجہ نہیں ہونا چاہئے، نیل اقدار ہونا چاہئے. اس کے ساتھ مکمل طور پر متحرک رینج کاپی کرتا ہے. یہ خلیات کے دو شریک کنارے کی طرف سے دیا جاتا ہے: اوپر بائیں اور دائیں نیچے، جیسا کہ اختیاری پر. لہذا، آپ کو اس جگہ پر توجہ دینا ہوگا جہاں آپ کی میز شروع ہوئی ہے، یا اس کے علاوہ، اوپری بائیں سیل کے نواحقین. پلیٹ A5 پر شروع کرو. یہ قیمت رینج کے اوپری بائیں سیل ہے. اب جب ملتا ہے کہ پہلا عنصر پایا جاتا ہے، تو ہم دوسری طرف چلتے ہیں.

کم دائیں سیل دلیلوں کی طرف سے تعریف کی جاتی ہے جیسے چوڑائی اور اونچائی. آخری ایک کی قیمت 1 ہوگی، اور سب سے پہلے فارمولہ СЧЕТ3 (والدین! $ B $ 5: $ I $ 5) کا حساب کرے گا.

لہذا، رینج فیلڈ لکھ = SHIFT (والدین! $ A $ 5؛ 0؛ COUNTERS (والدین! $ A: $ A) -1؛ 1). OK کی چابی پریس کریں. بعد میں تمام حدود میں، خط A، B، C، اور اسی طرح تبدیل کر دیا گیا ہے.

ایکسل میں ڈیٹا بیس کے ساتھ کام کرنا تقریبا مکمل ہے. پہلی شیٹ پر واپس جائیں اور متعلقہ سیلز پر ڈراپ ڈاؤن فہرست بنائیں. ایسا کرنے کے لئے، "والدین کا نام" فیلڈ کے تحت واقع خالی سیل (مثال کے طور پر B3) پر کلک کریں. ان پٹ کی معلومات ہوگی. "پیرامیٹر" نامی ٹیب میں "ان پٹ اقدار" ونڈو چیک کریں، اسے "ماخذ" = FIR_Prodiator_selection میں لکھیں. "ڈیٹا کی قسم" مینو میں، "فہرست" کو منتخب کریں.

اسی طرح ہم باقی شعبوں کے ساتھ آگے چلتے ہیں، اسی خلیات کے نام کو اسی خلیوں میں تبدیل کرتے ہیں. ڈراپ ڈاؤن فہرستوں پر کام تقریبا مکمل ہے. پھر پورے میز پر تیسرا سیل اور "مسلسل" کا انتخاب کریں. ایکسل میں ڈیٹا بیس تقریبا تیار ہے!

ڈیٹا بیس کی ظاہری شکل

اس منصوبے کی تخلیق میں خوبصورت ڈیزائن بھی ایک اہم کردار ادا کرتا ہے. ایکسل پروگرام ایک صارف کو منتخب کرنے کے لئے ڈیٹا بیس کو ڈیزائن کرنے کے مختلف طریقے پیش کرتا ہے. رنگ کے منصوبوں کی تعداد بہت امیر ہے، آپ کو صرف آپ کی پسند کے لئے صحیح رنگ منتخب کرنے کی ضرورت ہے. اس کے علاوہ، پورے ڈیٹا بیس کو ایک انداز میں انجام دینے کے لئے ضروری نہیں ہے، آپ ایک نیلے رنگ میں نیلے رنگ، دوسرے سبز اور اسی طرح پینٹ کر سکتے ہیں.

ایکسل بیس سے کیسے رسائی حاصل کرنے کے لئے ایک ڈیٹا بیس منتقل

صرف ایکسل بیس بیس ڈیٹا بیس نہیں کر سکتے ہیں. مائیکروسافٹ نے ایک اور مصنوعات کو جاری کیا ہے جو اس مشکل کام کو مکمل طور پر منظم کرتا ہے. نام تک رسائی ہے. چونکہ یہ پروگرام ایکسل کے مقابلے میں ایک ڈیٹا بیس بنانے کے لئے زیادہ موثر ہے، اس میں کام تیزی سے اور زیادہ آسان ہو جائے گا.

لیکن میں ایک رسائی ڈیٹا بیس کیسے حاصل کروں ؟ ایکسل ایک صارف کی اس خواہش کو پورا کرتا ہے. یہ کئی طریقوں میں کیا جا سکتا ہے:

• آپ Excel شیٹ پر موجود تمام معلومات منتخب کر سکتے ہیں، اسے کاپی کریں اور کسی دوسرے پروگرام میں منتقل کر سکتے ہیں. ایسا کرنے کے لئے، وہ ڈیٹا منتخب کریں جو آپ کاپی کرنا چاہتے ہیں اور اسے دائیں پر کلک کریں. سیاحت مینو میں، کاپی پر کلک کریں. پھر رسائی پر سوئچ کریں، "ٹیبل" ٹیب، "مناظر" گروپ کو منتخب کریں اور باندری طور پر "دیکھیں" بٹن پر کلک کریں. "ٹیبل موڈ" آئٹم کو منتخب کریں اور صحیح کلک کرکے معلومات داخل کریں اور "پیسٹ کریں" منتخب کریں.

• آپ xx (.xlsx) فارمیٹ شیٹ درآمد کرسکتے ہیں. ایکسل کو بند کر کے کھولیں رسائی. مینو پر، درآمد کمانڈ منتخب کریں، اور اس پروگرام کے مطلوبہ ورژن پر کلک کریں جس سے آپ فائل درآمد کریں گے. پھر "ٹھیک" پر کلک کریں.

• آپ رسائی پروگرام میں ایک میز کے ساتھ ایکسل فائل کو مل سکتے ہیں. ایسا کرنے کے لئے، "ایکسل" میں آپ کو ضروری خلیات کی ایک حد منتخب کرنے کی ضرورت ہے جو ضروری ضروری معلومات ہیں، اور دائیں ماؤس کے بٹن پر ان پر کلک کرکے، رینج کا نام مقرر کریں. اعداد و شمار کو محفوظ کریں اور ایکسل بند کریں. کھولیں رسائی، خارجی ڈیٹا نامی ٹیب پر، ایکسل اسپریڈ شیٹ کو منتخب کریں اور اس کا نام درج کریں. پھر اس شے پر کلک کریں جس سے آپ ڈیٹا ذریعہ کے ساتھ مواصلات کے لئے ایک ٹیبل بنانے کے لئے حوصلہ افزائی کرتا ہے، اور اس کا نام متعین کریں.

یہ سب ہے. کام تیار ہے!