اجلاس کے منٹس: ساخت اور مواد

اجلاس کے منٹس ایک دستاویز ایونٹ کے تمام اہم فیصلے بھی شامل ہے. غلط معنی کے طور پر ان کے ڈرائنگ، اور رجسٹریشن کے لئے اس اجلاس کے شرکاء کو چیلنج کرنے کا سبب بن سکتا ہے. اس کے علاوہ،، غلط کے انتظام کے فیصلے کرنے کی پیداوار اجلاس منٹ گمراہ کن معلومات پر مشتمل ہے تو میں ایک ممکنہ خطرہ ہے. صحیح طریقے سے اس سادہ سفارشات کا سیٹ مدد ملتی جاری کرنے.

تعارفی اور بنیادی دستاویز کا متن عام طور پر دو حصوں پر مشتمل ہے. پوزیشن، نام: اجلاس (اس کے پہلے نصف) کے منٹس پیرامیٹرز کی اہم سرگرمیوں کی ایک وضاحت شامل ہے ممبران، چیئرمین اور سیکرٹری. سامعین کو ایک خاص درجہ (دعوت دی، ماہرین، مبصرین، وغیرہ) سے کسی نے یہ بھی دستاویز میں بیان کیا گیا ہے جب. گیا تو اجلاس بہت سے لوگوں نے شرکت کی، اجلاس کے منٹ کے دستاویز کے ایک الگ نہیں کیا جا ضمیمہ ہے جو ایک علیحدہ کاغذ پر ان کے بارے میں اعداد و شمار کے پر مشتمل ہو سکتا. تعارفی سیکشن مسائل کی ایک فہرست پر مشتمل ہے جس میں ایک subpoena کے ساتھ ختم ہوتا ہے. یہ سب سے زیادہ اہم ہے کے لئے ضروری ہے، لیکن سوالات کی فہرست میں جگہ کو متاثر کرنے والے دوسرے عوامل ہو سکتے ہیں. مثال کے طور پر ایجنڈے اپنی ملازمت کے مسائل یا ایونٹ میں شرکت کرنے والے افراد کے منطقی رشتے کی ساخت پر منحصر ہوسکتی ہے. دستاویز میٹنگ منعقد ہوئی تھی جب ہے، اس بات کا اشارہ کیا جا کرنے کے لئے تنظیم (اس کے ماتحت اداروں) کے لیٹرہیڈ پر جاری کیا جاتا ہے.

مرکزی حصے میں اجلاس کے منٹس افتتاحی کے مطابق کرنا چاہئے. خاص طور پر، یہ اشارہ ایجنڈے پر طور پر ایک ہی ترتیب میں جانا چاہئے. متن کا الگورتھم، ہر شے کے لئے تالا لگا معلومات، مندرجہ ذیل ہے: "سن"، "بنا دیا"، "یہ فیصلہ". بنیادی اصول آپ کے پروٹوکول کے اس حصے کا ہے جب - یہ ٹرانسکرپٹ کی ایک قسم میں تبدیل نہیں کرتا.

خاص طور پر، subparagraph میں "سن"، معاملے پر کلیدی اسپیکر تھا جو بیان کیا گیا ہے، انہوں نے تجویز پیش کی کہ ان کی تقریر کے آخر میں. اسپیکر کے مطابق شرکاء بھی ہیں جو کہ اس نے پیشکش کی ہے اس بات کا اشارہ. فیصلے کے شرکاء کی اکثریت کی حتمی پوزیشن مقرر. یہ ایک ووٹ سے قبول کر لیا گیا ہے تو یہ بہت سے لوگوں کے خلاف طور پر بھی abstentions کے کی تعداد کے طور پر اس لئے تھے کہ کس طرح ظاہر کرتا ہے. زیر بحث مسائل کی اہمیت پر منحصر ہے، وہ نام درج کیا جا سکتا ہے لوگ اس یا اس پوزیشن لینے والے.

اجلاس پروٹوکول بنانا سیکرٹری، دستاویز اداکار اور اجلاس کی چیئرپرسن نے دستخط پیدا. معلومات کے ماخذ اس کی تالیف کے لئے ہاتھ سے لکھے ہوئے ڈرافٹس، ایک ریکارڈر ٹرانسکرپٹ طرف سے بنائی گئی ریکارڈنگز ہیں. اجلاس کے دوران میں نشاندہی کی مسائل کے حل، اتھارٹی کے ایک اعلی افسر کی ضرورت ہے تو، مزید اس کے سر پر فیصلوں کی منظوری کے لئے فراہم کی جا سکتی اجلاس میں شرکت نہیں کی. دستخط کئے اور رجسٹرڈ پروٹوکول صرف سوالات میں سے کچھ کا احاطہ کرتا ہے جس میں حکام کے بیانات کی شکل میں ایک واحد دستاویز کے طور پر بھیجا جا سکتا ہے، اور.