دستاویزات کی فہرست. فارم اور اس کی ساخت کے قوانین

اصطلاح "انوینٹری" واقف نہ صرف دفتر کے کارکنوں، بلکہ دیگر صنعتوں اور تنظیموں کی جانب سے ماہرین ہیں. وہ اکثر خاص مقصد کے کاغذات میں پایا، اور ساتھ دستاویزات میں کیا گیا ہے.

تنظیم آرکائیو میں کام کرتا ہے

دستاویزات اس کا بنیادی مشن کو پورا کریں گے ایک بار، وہ اس وقت عملی طور پر بیکار ہو جاتے ہیں. ان میں سے کچھ کو تباہ کر رہے ہیں، اور باقی خصوصی اسٹوریج، جس تاریخی دستاویز کہا جاتا ہے کو بھیجے جاتے ہیں. یہاں دستاویزات، عملدرآمد اس کمرے کے لیے مخصوص سٹوریج پر systematized اور پیشگی پرعزم ہیں. اس مرحلے کاغذی کارروائی میں گزشتہ سمجھا جاتا ہے. شیلف زندگی پر تمام پیکجوں کے، اور الگ الگ عملے پر عارضی اور مستقل سٹوریج کے لئے دستاویزات، کے ساتھ ساتھ مقدمات کی فہرست گا. ہر انٹرپرائز (تنظیم) سال کے اختتام پر محفوظ شدہ دستاویزات کے لئے کی منتقلی کے لئے سرکاری دستاویزات جمع کرتا ہے. یہ مسائل عام طور پر archivists مصروف ہیں. تاہم، اگر سٹاف کمپنی اس طرح ایک اکائی نہیں ہے، کام محفوظ شدہ دستاویزات ملازمین کی رہنمائی میں HR ماہرین کی طرف سے کیا جاتا ہے. وہ بنیاد جس کی انٹرپرائز بھر دستاویزات کا خلاصہ فہرست طرف سے قائم کیا جاتا ہے پر، انفرادی محکموں کی طرف سے منتقل کر مائبھوتیوں کی انوینٹری کی تشکیل.

دستاویزات کی ایک سیٹ کر کام کرنا

کبھی کبھی کسی خاص مسئلے شہری یا تنظیم ایک نہیں بلکہ کئی سرکاری دستاویزات جمع کرائیں گے. مثال کے طور پر لے لو، دائیں جماعتوں کے درمیان ایک مقابلے کی تعمیر میں داخل کرنے کے لئے جہاں ایک ایسی صورت حال کا معاہدہ. ہر درخواست دہندہ کے مختلف قسم کے، کی دستاویزات کے ساتھ کمیشن مہیا کرنا ضروری ہے ، پیشکش تعمیراتی سرگرمیوں، آئین اور دیگر دستاویزات کو منظم کرنے کاغذ کی اجازت ہے. یہ سب کچھ ایک ہی پیکج میں جانے اور کمیٹی کے ارکان کو کہا جاتا ہے. یہ ہے کے اندر ایک خاص تنظیم کی جانب سے ہدایت کی ہے کہ سب کچھ کی فہرست ہے جس میں دستاویزات کا ایک انوینٹری، ہو. فہرست یا رجسٹر کی یہ قسم. اس طرح کے کاغذ عام طور پر ایک مخصوص پیٹرن سے بنا ہوتا ہے. سب بہت آسان. وسط میں شیٹ کے اوپر "دستاویزات کی فہرست" کے نام سے لکھا ہے. بس ذیل وہ کہاں اور کس تنظیم کی طرف سے فراہم کی ہے کی وضاحت کرتا ہے. پھر چار کالم پر مشتمل ایک ٹیبل ہے:

1. آرڈر نمبر.
2. دستاویز کا نام.
3. دستاویز اور s__ po__ میں مضامین.
4. دستاویز میں صفحات کی تعداد

یہ جس پر منتقل سیٹ میں صفحات کی کل تعداد کی طرف اشارہ کرتا لائن، کا ایک خلاصہ کے ٹیبل کے ساتھ ختم ہوتا ہے. یہ غور کے لئے فراہم کی سیکیورٹیز کی ممکنہ نقصان یا متبادل روکتا ہے.

وزیر بنانا

مناسب ریکارڈ کے ساتھ سال کے اختتام پر کمپنی میں تمام دستاویزات کو مدنظر رکھتے ہوئے اور کارروائی میں بانٹا جاتا عملدرآمد. منظور شدہ نام، کے ساتھ ساتھ عام طور پر قبول قوانین کے مطابق تیار اجزاء:

1. دستاویزات کو کسی ایک کیلنڈر سال میں پیدا کر رہے ہیں. سرکاری کاغذات رولنگ نوعیت کے کئی سالوں کے لئے ایک کیس سروس دستاویزات میں مل کر کیا جا سکتا ہے کے معاملے میں ایک استثناء ہے.
2. مائبھوتیوں کی پلیسمنٹ نیچے اوپر سے بنا ہے.
3. تمام شیٹس ضروری گنے ہوئے ہیں. یہ سٹوریج کے دوران ڈیٹا کی سالمیت کو یقینی بنانے کے لئے ہے. نمبر اوپری دائیں کونے میں پنسل میں کیا جانا چاہئے.
4. اگر ضروری ہو تو، اس کا یہ تھا جس ماہر کی طرف سے دستخط کئے گئے دستاویزات کی ایک اندرونی انوینٹری کی تشکیل.
5. کاغذ سلا ہوا.
6. کھینچی شیٹ دید گواہ.
7. ہر معاملے کے لئے کا احاطہ معیاری پیٹرن سے بنا ہے. اس کمپنی کا پورا نام اور کسی خاص یونٹ پر مشتمل ہوں گے. اگلا نام پر اسی ایک خصوصی ڈیجیٹل کوڈ ہے. تاریخ اور کیس کے ادارے کے آخر ظاہر ہوتا ہے کہ بعد. اور نچلے حصے میں شیلف زندگی لیبل لگا.

میلنگ

جب انوینٹری دستاویزات کو بھیجے گئے مواد کے ساتھ کچھ پارسل، پیکجوں یا قیمتی خطوط بھیجنے. یہ فارم کسی بھی ڈاک خانے میں لے جایا جا سکتا ہے. اس فارم نمبر کے 107 کے تحت چلتا ہے اور دستاویز کی ایک قسم، تعداد اور قیمت کے مواد پر تفصیلی معلومات پر مشتمل ہے جس میں ہے. مرسل خود کے حصص کی قیمت کا فیصلہ. انہوں نے ایک دستاویز کی کوئی قدر تھا کہ مل جاتا، تو فارم کے اسی کالم ایک ڈیش ڈال دیا. انوینٹری ایک لفافے میں سرایت یا پوسٹ آفس میں براہ راست پیکج. کارکن محکمہ رجسٹریشن اور یقین دہانی کرائی فارم مہر کی درست جانچ پڑتال کرتا ہے. انوینٹری ڈپلیکیٹ میں ڈال دیا جائے. ایک پارسل کے مالک کے ساتھ دستاویزات اور دیگر ضروری قیام کے ساتھ مل کر بھیجا. یہ ایک تنازعہ کی صورت حال کی صورت میں سرمایہ کاری میں سے ہر ایک یونٹ کی تصدیق کرنے کے قابل کیا گیا ہے کہ یقینی بنانے کے لئے کیا جاتا ہے. اس کے بعد، لفافے (پارسل یا پارسل) سیل کر دیا، اور منزل کے لئے بھیجا جاتا ہے.